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Étude de cas · Cabinet d'avocats · Paris · version anonymisée

Un agent IA qui trie le courrier d'un cabinet d'avocats.

Un cabinet parisien d'une trentaine de personnes reçoit une centaine d'emails externes par jour sur une boîte unique. Une seule assistante les lisait, les routait et en suivait les réponses de mémoire. Son départ a mis le circuit à nu. Kyrro a reconstitué ses règles, puis construit l'agent IA qui trie, transfère, prépare les brouillons et relance, sans qu'aucune réponse de fond ne parte sans la signature d'un avocat.

Le client

Un cabinet d'avocats parisien d'une trentaine de personnes, spécialisé dans le contentieux de haut niveau : une vingtaine d'avocats, quatre assistantes, une équipe de gestion, plusieurs centaines de dossiers actifs et une soixantaine de nouveaux dossiers ouverts chaque mois. À la demande du cabinet, cette étude ne mentionne ni son nom, ni ses associés, ni ses outils, ni ses correspondants.

Le problème

Tous les emails externes du cabinet arrivent sur une boîte unique, une centaine par jour. Une assistante les lisait un par un, identifiait le dossier et le collaborateur en charge (par les initiales dans l'objet, à défaut par le contenu), les transférait au bon destinataire avec les bonnes personnes en copie, envoyait un accusé de prise en charge, puis vérifiait de mémoire qu'une réponse était bien partie.

Son départ a rendu visible ce que sa présence masquait :

• Un point de fragilité unique. Toute la circulation du courrier reposait sur une personne, et l'intérim retombait sur le secrétaire général, plusieurs fois par jour, en plus de sa charge.
• Aucune trace. Pas de journal, pas de vue consolidée de ce qui restait sans réponse.
• Un suivi de mémoire. Les relances internes dépendaient de la vigilance de chacun, sans délai défini.
• Des règles implicites. Le savoir-faire de tri existait, mais uniquement dans la tête de l'assistante.

La demande du cabinet tenait en une phrase : reprendre ce circuit tel quel, sans rien changer aux habitudes des avocats, et sans « trop d'erreurs de l'IA ».

Ce que fait l'agent

Ce qu'il lit. La boîte générale du cabinet, et elle seule. Les boîtes individuelles des collaborateurs restent hors périmètre.

Ce qu'il trie. Six familles d'emails, reconstituées email réel par email réel pendant l'audit. Spams, newsletters et notifications sont journalisés puis ignorés, jamais redirigés.

Comment il route : du plus sûr au plus interprétatif

1. Lecture déterministe Initiales et numéro de dossier dans l'objet, par reconnaissance de motif. Un match exact ne se discute pas et n'est pas confié au modèle.
2. Référentiel Rapprochement avec la base des dossiers en cours et la table collaborateur ↔ assistante référente du cabinet.
3. Analyse IA Pour tout ce que les deux premiers temps n'ont pas tranché, l'agent croise les indices dans un ordre de priorité acté avec le cabinet : initiales, numéro de dossier, nom de l'affaire, expéditeur, contenu, email d'origine cité.

Il en sort une décision structurée : famille, circuit, destinataire principal, copies, ton (« Cher Maître » pour un confrère, « Monsieur / Madame » pour un client, tutoiement calqué sur l'email reçu), brouillon éventuel, un indice de confiance de 0 à 100 et la raison de sa décision en une phrase.

Ce qu'il fait ensuite

Transfert au collaborateur avec les copies d'usage, accusé de prise en charge à l'expéditeur (gabarit du cabinet, signature du secrétaire général), brouillon déposé dans la boîte du collaborateur, ligne écrite au journal. Chaque email routé porte une référence de suivi dans son objet ; quand la réponse revient sur la boîte générale, l'agent la reconnaît et clôt la fiche automatiquement. Sans réponse à J+2 (J+1 pour les devis), relance interne au collaborateur, jamais à l'expéditeur.

Ce qu'il ne fait jamais

• Il n'envoie aucune réponse de fond. Le brouillon attend ; un avocat signe et envoie.
• Il ne fixe ni honoraires ni collaborateur désigné sur une nouvelle affaire : c'est l'associé.
• Il n'envoie aucun devis : c'est le secrétaire général.
• En dessous de 70 de confiance, rien ne part. L'email est rangé dans un dossier « À traiter — doute » de la boîte générale, avec la lecture de l'agent au journal. Un humain tranche en un clic depuis le tableau de bord, et son choix est journalisé pour calibrer les règles.
• Il ne touche ni à la nomenclature des objets, ni aux signatures, ni à la présentation des emails.

L'architecture

Cinq briques, toutes dans l'environnement du cabinet, aucune boîte noire.

Secret professionnel et RGPD

• Engagement de confidentialité signé avant l'audit.
• Canal IA acté avec le cabinet : API Anthropic. Contractuellement, les données ne servent jamais à entraîner un modèle et ne sont pas conservées durablement, accord de traitement des données à l'appui. La bascule vers un hébergement en Union européenne (AWS Bedrock, Paris ou Francfort) reste possible à tout moment, sans impact sur le forfait.
• Pseudonymisation avant appel IA : composant construit, laissé désactivé par choix du cabinet après analyse de risque, réactivable à tout moment.
• Droits minimaux, révocables, journalisés : accès limité à la seule boîte générale, jamais aux boîtes individuelles ; aucune écriture dans le logiciel de gestion.
• Registre des traitements, mentions d'information et durées de conservation livrés avec le déploiement.

Le calendrier

1. Diagnostic Flux, 1 semaine, forfait Une matinée sur site pour reconstituer les règles avec le secrétaire général, puis construction d'un prototype complet dans un environnement isolé, sans accès au tenant du client, éprouvé sur un corpus de seize emails fictifs rédigés dans les formes réelles du courrier du cabinet : deux par famille, plus les cas piégeux (fils de réponses et transferts avec citations, objets non conventionnels, deux inclassables devant finir en doute).
2. Restitution, J+4 après l'audit Règles écrites noir sur blanc, processus décrit de bout en bout, douze décisions actées, dix questions ouvertes attribuées à un décideur, devis ferme. Démonstration en direct sur des emails déposés sous les yeux du cabinet.
3. Mode observation, 2 semaines L'agent tourne à blanc sur la boîte réelle : il propose sans rien envoyer. Chaque matin, ses propositions sont comparées aux choix effectifs et les règles ajustées. Critère de bascule : cinq jours ouvrés consécutifs sans erreur de routage. Les mises en doute ne comptent pas comme des erreurs, c'est le comportement attendu.
4. Bascule progressive, 1 semaine Transferts et accusés en réel d'abord, brouillons et relances ensuite. Formation d'une heure, support écrit.
5. Supervision 12 mois incluse Surveillance des exécutions, ajustement des règles, suivi des évolutions des briques.

Les objectifs

Le déploiement est en cours ; les chiffres seront publiés à la livraison. Les objectifs fixés avec le cabinet :

• La grande majorité des emails externes routés automatiquement, le reste en doute explicite plutôt qu'en erreur silencieuse.
• Un circuit qui survit aux absences : plus aucune personne unique entre le courrier et les avocats.
• Un coût de fonctionnement IA de l'ordre de quelques dizaines d'euros par mois pour une centaine d'emails par jour.

Ce que ce cas illustre de la méthode Kyrro

• On n'automatise pas un flou. Les règles sont d'abord écrites avec le client, sur ses vrais emails, avant une ligne d'orchestration.
• Le déterministe avant l'IA. Tout ce qu'une expression régulière ou une table peut trancher n'est pas confié au modèle.
• Le doute est un résultat, pas un échec. Un seuil de confiance arithmétique, un dossier dédié, une raison lisible.
• Observer avant d'agir. Le prototype fait ses preuves à blanc sur la boîte réelle avant d'envoyer quoi que ce soit.
• Le client garde la main sur les réponses, sur les règles, sur ses données.

Questions que se posent les cabinets