Guide · Trésorerie
Automatiser les relances de factures impayées : la méthode qui ne fâche pas les clients.
Réponse courte : une relance automatique efficace suit une séquence fixe (rappel avant échéance, relance à J+1, J+8, J+15), part de votre outil de facturation, s'arrête dès que le paiement arrive, et passe la main à un humain avant d'arriver au ton ferme. L'automatisation fait la régularité ; la relation reste à vous.
La séquence type
- J-3 : rappel courtois « Votre facture n° … arrive à échéance le … ». Pas une relance : un service. C'est souvent le message qui évite le retard.
- J+1 : première relance Ton neutre, facture jointe, lien ou RIB pour payer. Beaucoup de retards sont des oublis.
- J+8 : deuxième relance Plus directe, rappel des conditions de paiement, demande d'une date de règlement.
- J+15 : alerte interne L'automatisation s'arrête d'écrire et crée une tâche pour la personne qui connaît le client : appel, échéancier, ou décision de passer à la mise en demeure.
Les délais s'adaptent à votre secteur et à chaque client : un grand compte qui paie toujours à 45 jours ne reçoit pas la même séquence qu'un nouveau client.
Ce que l'automatisation fait toute seule
Chaque matin, elle liste les factures qui arrivent à échéance ou qui sont en retard, depuis votre outil de facturation.
Modèle adapté à l'étape, au client et au montant, envoyé depuis votre adresse, facture jointe.
Le rapprochement bancaire ou le statut « payée » coupe la séquence. Aucun client relancé après avoir payé.
Encours, retards par client, relances envoyées, promesses de paiement : une vue à jour sans tableur.
Où un agent IA ajoute quelque chose
Une automatisation classique envoie des messages. Un agent IA sait aussi lire les réponses : « on paie à la fin du mois », « la facture est contestée, il manque le bon de livraison », « merci de l'envoyer à la comptabilité ». Il classe la réponse, met la séquence en pause, note la promesse de paiement ou alerte la bonne personne. C'est souvent là que se perd le plus de temps.
Le cadre légal à respecter
- Délais de paiement entre professionnels : 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat. Sans mention, 30 jours après la livraison.
- Pénalités de retard : exigibles de plein droit, leur taux doit figurer sur vos factures et conditions générales.
- Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € par facture payée en retard, à mentionner également.
- Mise en demeure : étape formelle avant une procédure. Elle reste une décision humaine.
Vérifiez les mentions de vos factures avec votre expert-comptable : une relance automatique ne vaut que si les conditions sont bien affichées.
Avec quels outils
La séquence se construit dans Make ou n8n, branchée à votre logiciel de facturation (Pennylane, Axonaut, Sellsy, Qonto, un ERP ou un tableur), à votre messagerie et à votre banque pour le rapprochement. Chez URBAN'S Group, les relances font partie des processus automatisés de bout en bout dans l'ERP du groupe. Le guide automatiser son logiciel de compta ou de CRM détaille les branchements.
Questions fréquentes
Une relance automatique ne risque-t-elle pas de froisser un bon client ?
Pas si elle est bien réglée : ton courtois, rappel avant échéance plutôt que relance agressive, exclusion des clients avec qui un accord existe. Le ton ferme reste humain.
Mon logiciel de facturation fait déjà des relances. Faut-il aller plus loin ?
Commencez par ses relances natives. On automatise au-delà quand il faut adapter la séquence par client, lire les réponses, relier plusieurs outils ou piloter l'encours de plusieurs sociétés.
Combien de temps pour mettre en place ?
Une séquence simple branchée à un outil de facturation se met en place en quelques jours. Avec lecture des réponses par un agent IA et tableau de bord, comptez quelques semaines.
Peut-on relancer par SMS ?
Oui, si le client l'a accepté. L'email reste le canal principal pour garder une trace écrite.
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