Guide · Liste
25 tâches à automatiser dans une PME.
Les tâches qui reviennent chaque semaine, qui font tourner l'activité sans la faire avancer, et qu'on retrouve dans presque toutes les PME de 5 à 200 personnes. Pour chacune : ce qu'on branche, l'effort, le gain. Cochez celles qui vous parlent.
Commercial et relation client
| # | Tâche | Ce qu'on branche | Effort | Gain typique |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Alimenter le CRM depuis les formulaires, la messagerie et les appels | Site, messagerie, téléphonie → CRM | ● | 2 à 5 h / semaine |
| 2 | Qualifier et enrichir un lead | CRM + bases d'enrichissement + agent IA pour le scoring | ●● | Réactivité, meilleure priorisation |
| 3 | Générer le devis depuis le CRM | CRM → outil de devis → PDF → envoi | ● | 15 à 30 min par devis |
| 4 | Relancer les devis sans réponse | CRM → séquences d'emails personnalisées | ● | Taux de signature en hausse, zéro oubli |
| 5 | Trier et pré-traiter les demandes entrantes | Messagerie → agent IA → CRM / tickets | ●●● | 1 à 3 h / jour pour une boîte partagée |
| 6 | Envoyer les confirmations, rappels et suivis | Agenda, CRM → emails et SMS | ● | Moins de no-show, image pro |
Facturation et finances
| # | Tâche | Ce qu'on branche | Effort | Gain typique |
|---|---|---|---|---|
| 7 | Créer la facture d'acompte à la signature | CRM / signature → compta | ● | Trésorerie plus tôt, zéro oubli |
| 8 | Facturer le solde à la livraison | Outil de suivi / planning → compta | ● | Délai de facturation divisé |
| 9 | Relancer les impayés par paliers | Compta / banque → séquences de relances | ● | DSO réduit, sans passer une matinée dessus |
| 10 | Rapprocher les paiements | Banque ↔ compta | ●● | Plusieurs heures par mois |
| 11 | Collecter et classer les factures fournisseurs | Messagerie → extraction (agent IA) → compta | ●● | Fin des factures perdues |
| 12 | Préparer les pièces pour l'expert-comptable | Compta, banque, notes de frais → dossier partagé | ● | Une demi-journée par mois |
Achats et opérations
| # | Tâche | Ce qu'on branche | Effort | Gain typique |
|---|---|---|---|---|
| 13 | Circuit de demande d'achat et validation | Formulaire → validation par seuil → commande | ●● | Traçabilité, délais courts |
| 14 | Lire et comparer les devis fournisseurs | PDF → agent IA → comparaison aux grilles | ●●● | Le flux achats d'URBAN'S Group |
| 15 | Pointage des équipes et alimentation de la paie | Application mobile → planning → paie | ●● | Fin des feuilles ressaisies |
| 16 | Suivi de chantier ou de projet | Terrain → application → alertes | ●● | Vue en temps réel, moins d'appels |
| 17 | Gestion des stocks et réassort | Ventes → stock → alerte / commande | ●● | Moins de ruptures et de surstock |
| 18 | Planification et affectation | Demandes → règles → planning partagé | ●● | Plusieurs heures par semaine |
Ressources humaines
| # | Tâche | Ce qu'on branche | Effort | Gain typique |
|---|---|---|---|---|
| 19 | Onboarding d'un salarié | Contrat signé → comptes, accès, matériel, check-list | ● | Prêt le premier jour |
| 20 | Demandes d'absence et validation | Formulaire → validation → planning et paie | ● | Zéro email de va-et-vient |
| 21 | Suivi des documents obligatoires et échéances | Dossier salarié → alertes (visites, habilitations, contrats) | ● | Conformité sans tableau à surveiller |
| 22 | Tri des candidatures | Boîte recrutement → agent IA → grille → réponse | ●●● | Réponse à tous, présélection en heures |
Direction et pilotage
| # | Tâche | Ce qu'on branche | Effort | Gain typique |
|---|---|---|---|---|
| 23 | Tableau de bord alimenté en continu | CRM, compta, planning → tableau de bord | ●● | Fin des exports du lundi matin |
| 24 | Point hebdo automatique | Indicateurs → synthèse (agent IA) → email | ●● | Une heure par semaine, décisions plus tôt |
| 25 | Recherche dans les documents de l'entreprise | Documents → moteur de recherche IA | ●●● | Le moteur des Offices de Tourisme HdF |
Comment choisir la première
Pour chaque tâche cochée, multipliez sa durée par sa fréquence hebdomadaire. Classez. Puis regardez l'effort : commencez par la tâche la plus haute dans la liste qui tient en ● ou ●●. C'est presque toujours une tâche de facturation, de relance ou d'alimentation du CRM, et elle rend ses premières heures dès la première semaine.
C'est exactement le calcul que fait le Diagnostic Flux, en cinq jours, sur vos vrais chiffres, avec un prototype de la première tâche qui tourne à la fin de la semaine.
Questions fréquentes
Faut-il tout automatiser ?
Non. Une tâche rare ou qui demande un vrai jugement humain se laisse en l'état. On automatise ce qui est fréquent, répétitif et à faible valeur de décision.
Nos outils n'ont pas d'API, on fait quoi ?
On regarde d'abord si un connecteur existe (Make en compte plus de 2 000). Sinon, on contourne avec des exports ou on remplace l'outil bloquant, ce qui est parfois le premier chantier utile.
Combien de temps avant de voir un résultat ?
Une automatisation ● tourne en une à deux semaines et rend du temps dès la première semaine. Le Diagnostic Flux livre déjà un prototype qui tourne au bout de cinq jours.
Vous en avez coché cinq ? On vous dit laquelle rend le plus de temps.
Le Diagnostic Flux : cartographie, priorisation impact × effort, prototype de la première tâche, feuille de route. 1 500 € HT, 5 jours.